管理評審用PDCA 的角度來(lái)解讀和分析
倪衛國，趙建斌，曾赟
（上海船舶設備研究所，上海200031）
摘要：本文以《GB/T 19001—2016 質(zhì)量管理體系要求》標準（以下簡(jiǎn)稱(chēng)標準）為基礎，對績(jì)效評價(jià)及第9章第4.1、4.2、6.1條進(jìn)行了解讀，分析了“確定和選擇改進(jìn)機會(huì )”和“實(shí)施改進(jìn)”的主線(xiàn)?？?jì)效考核的現狀。強調對組織管理層對高層規劃和審查工作有效實(shí)施的一些意見(jiàn)的闡述和討論，以期為組織的相關(guān)工作提供有效的指導和啟發(fā)。
關(guān)鍵詞：PDCA（計劃-實(shí)施-檢查-消除）；組織環(huán)境；管理評審；效力
ISO 9000
0 引言
標準在我國采用和推廣已有20多年，GB/T 19001-2016標準已發(fā)布3年。然而，在日常管理工作中，重形式輕實(shí)效、片面追求合規的問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。當前，強調業(yè)務(wù)工作、忽視質(zhì)量管理、重視審核、缺乏標準化的局面有所改變，但與技術(shù)發(fā)展速度和產(chǎn)品豐富程度難以協(xié)調，質(zhì)量管理發(fā)展滯后。經(jīng)濟發(fā)展等這種現象仍然是領(lǐng)導者面臨的難題。質(zhì)量國家的目標制定了近十年，但良好的傳承卻一點(diǎn)一點(diǎn)被遺忘，質(zhì)量意識和質(zhì)量文化難以深入人心。大多數專(zhuān)業(yè)人士中有相當一部分認為質(zhì)量管理帶來(lái)了限制和增加了工作量，他們并沒(méi)有從質(zhì)量管理中受益，因此他們真正地以一種觀(guān)點(diǎn)來(lái)對待自己的工作。另一方面，也與部分管理者的貢獻不足有關(guān)。所謂貢獻不足，并不是指相關(guān)管理人員的專(zhuān)業(yè)態(tài)度或能力。經(jīng)濟（指標）施加的巨大壓力和同事之間的輿論導向決定了關(guān)注的焦點(diǎn)。而你自己對標準的學(xué)習和理解也可以指導你的工作方法。類(lèi)似的共性問(wèn)題不是一蹴而就的，解決也沒(méi)有捷徑可走，唯有從標準中學(xué)習，在標準制定中尋找答案。1 標準文本構成的PDCA
本標準第9章“績(jì)效評價(jià)”與第4章“組織環(huán)境”相呼應，構成了組織（年度）的大規模運行過(guò)程。圖2 顯示了一個(gè)由標準結構組成的PDCA 循環(huán)。第六章介紹規劃要求，以“組織環(huán)境”為先，從宏觀(guān)目的和戰略方向出發(fā)，邏輯上符合高層管理者啟動(dòng)的組織的一般規律。作為組織工作的總體計劃（確定測量周期，階段暫定為年），“4.1 了解組織及其環(huán)境”、“4.2 了解相關(guān)方的需求和期望”和“6.1應對風(fēng)險和機遇”“措施”通俗地理解為“抬頭看路”，P（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“總體方案”）已經(jīng)啟動(dòng)。從第7章“支持”到第8章“操作”，要求越來(lái)越細，擴展到具體產(chǎn)品的要求，指導組織開(kāi)展產(chǎn)品實(shí)現任務(wù)（實(shí)施“D”）；第九章績(jì)效評價(jià)部分，主要作為貫徹“循證決策”原則的依據。需要注意的是，作為識別和實(shí)施標準4.1、4.2 和6.1 的總體計劃，應結合9.1.1 條款a) ~ d) 的要求進(jìn)行監測和測量，以及何時(shí)監測和測量應監測和測量監測和測量的結果分析和評價(jià)等內容都是對前述條款的具體補充，因此在進(jìn)行總體規劃工作時(shí)應一并考慮。對于管理審查，僅解釋與您的工作密切相關(guān)的術(shù)語(yǔ)。作為運營(yíng)多年的組織，管理評審作為績(jì)效評估的最后一項要求，主要包括驗證戰略規劃和業(yè)務(wù)規劃的結果以及應對措施的應用。它基于客觀(guān)和公平的監測?；跍y量、分析評估和內部審計，我們可以監控客戶(hù)體驗，分析合規性、有效性，“發(fā)現和改進(jìn)薄弱環(huán)節等”。確定下一步改進(jìn)的方向和工作所需的資源，合理分配改進(jìn)，創(chuàng )造經(jīng)濟效益和社會(huì )效益。組織的“績(jì)效考核”工作通俗地定義為“檢查和審查”，即“C”。 “9.3管理評審”條款是第10章“改進(jìn)”（A）之前的最后一條?？梢院?jiǎn)單的理解為“總結”。
2 “9.3.2 管理評審輸入”條款與“工作總結”的關(guān)系
作為年度勞動(dòng)監察和審查的大型組織，您的總結包括去年工作的總體總結，存在的情況和不足，以及明年的工作計劃，可以是分為以下幾類(lèi)： 1）年度目標/工作完成關(guān)鍵狀態(tài)、業(yè)務(wù)工作與經(jīng)驗、創(chuàng )新與成果、核心競爭力/企業(yè)文化/團隊合作、工作質(zhì)量保密與安全、管理提升等； 2）上一年改善不足、現狀和今年的壓力和不足，3）新的一年主要任務(wù)目標、思路和措施?？梢钥闯?，前面的項目，即“9.3.2按輸入地址復習”a)~f)，分句的內容，順序不同，分項和分句的表達略有不同，但是項目基本涵蓋。年底各崗位、各班組進(jìn)行年度考核并提交總結，不再要求“在年度管理輸入文件中進(jìn)行審核”。很多同事之所以沒(méi)有把“總結”和“管理文件審核”劃等號，可以認為僅僅是“標準”和“日常溝通方式”這兩個(gè)詞的區別。另一方面，從個(gè)人、部門(mén)、部門(mén)到公司、各級組織，每年都做半年檢查和年度總結。標準雖然沒(méi)有暗示“總結”二字，但為什么要用總結呢？該標準提供了答案：績(jì)效評估和改進(jìn)。3 “總策劃”和“管理評審”工作的一些情況
3.1 各級最高管理者可能未關(guān)注
任何組織問(wèn)題，標準指明基本方向，組織清晰，要點(diǎn)明確。在開(kāi)始工作之前，您是否相信該標準，并且如果您看到自己了解相應的條款，請考慮實(shí)施。通常，下一個(gè)“總結”步驟是“預測”。在最高管理層的主持下，不同單位、部門(mén)和專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的組織結合匯總數據和現狀進(jìn)行內部交流，暢所欲言，暢談國際國內、技術(shù)競爭、市場(chǎng)文化、社會(huì )經(jīng)濟環(huán)境等，考慮內部人員和設備等資源的優(yōu)劣勢，避免或減少不利影響，介紹相對可行的工作目標和業(yè)務(wù)發(fā)展方向。以上都可以來(lái)源于標準，即內外部環(huán)境因素、相關(guān)方的需求和期望，以及應對風(fēng)險和機遇的措施。但結果往往是參加會(huì )議的同事不知道這是符合標準相關(guān)規定的要求，理解條款的同事不能列入會(huì )議清單，沒(méi)有記錄會(huì )議要點(diǎn)。會(huì )議后，未及時(shí)組織，失去效力。實(shí)施總體規劃的最佳時(shí)機。3.2 歸口管理部門(mén)是否適宜
大型機構設有規劃發(fā)展部，負責宏觀(guān)經(jīng)濟及相關(guān)行業(yè)研究、戰略分析、發(fā)展與轉型、業(yè)務(wù)信息統計、績(jì)效評估、能力規劃等。顯然，總體規劃的內容屬于這些類(lèi)別。規劃發(fā)展部門(mén)實(shí)行集中管理，可以體現工作的全局性和效率。其他橫向下屬部門(mén)和業(yè)務(wù)PROJECT LEVEL根據總體規劃編制自己的規劃文件，審核后發(fā)布實(shí)施，以保證總體規劃的實(shí)施和實(shí)現?？傮w規劃的主要內容是實(shí)施組織的宗旨和戰略、內外部環(huán)境因素、相關(guān)方的需求和期望以及應對風(fēng)險和機遇；與此直接相關(guān)的是職位的商業(yè)化和商業(yè)化，相應的指導和管理部門(mén)，他們對組織環(huán)境的變化以及相關(guān)方的需求、機會(huì )和風(fēng)險最敏感；其次是不同專(zhuān)業(yè)崗位的技術(shù)人員?？蛻?hù)來(lái)訪(fǎng)、回訪(fǎng)、商務(wù)談判、技術(shù)交流、項目招標均是上述條款的執行?？梢燥@示組織的市場(chǎng)游戲、技術(shù)能力和能力。同時(shí)，它可以直接暴露組織弱點(diǎn)或工作失誤。成功offer的經(jīng)驗并沒(méi)有，上面幾條的應用應該有記錄，可以指導下一步的改進(jìn)。因此，營(yíng)銷(xiāo)、營(yíng)銷(xiāo)和技術(shù)工作必須在總體規劃中占據主導地位。質(zhì)量管理和安全保障等其他任務(wù)服務(wù)于工作場(chǎng)所，也是總體規劃不可或缺的。以上文章介紹了由標準文本組成的大規模操作過(guò)程。組織機構按照年度工作總體規劃組織實(shí)施。一段時(shí)間后，根據規劃節點(diǎn)的要求，結合年初公布的總體規劃，對各崗位分配的工作進(jìn)行核實(shí)，并與要求進(jìn)行比較。檢查實(shí)施效果并給出結論。如果執行不好，就要加大資源投入。如果在運行期間發(fā)現無(wú)法實(shí)施，則應進(jìn)行原因分析，重新定位，開(kāi)始新的PDCA循環(huán)。年底根據工作總結進(jìn)行評價(jià)和處理。新的一年將根據上一年的檢查結果和不足，以及其他新的工作，設定新的更高的目標（持續改進(jìn)）。門(mén)票。工作總結由組織負責人按照慣例或根據高層管理人員的意愿進(jìn)行。工作總結按計劃全面檢查。不遺漏是基本要求。另外，作為一個(gè)大型組織，工作總結內容豐富、覆蓋面廣、綜合性強。正是在年終總結階段，工作壓力比較大。為避免重復工作安排和文件交流，各管理部門(mén)應按分工分工，結合年終考核，注意各自轄區的工作內容。
3.3 布置工作工作時(shí)是否有效溝通
專(zhuān)家首先要對設計工作中的標準條款進(jìn)行細化和解釋?zhuān)源_保目標用通俗易懂的語(yǔ)言清楚地看到任務(wù)目標。如果作業(yè)指導書(shū)要求主管部門(mén)解釋與標準原文相似的內容，聽(tīng)眾就會(huì )失去耐心；其次，如果公司或某一層級的部門(mén)從事多個(gè)專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域、多類(lèi)產(chǎn)品的研究和設計，產(chǎn)品和服務(wù)的訂單形式不一樣，規劃和總結不應該是死板的。如果需要合并，它們可以作為題材材料，但如果作為正式文件呈現，文件很可能形成“大托盤(pán)”，稿件的質(zhì)量難以保證。
3.4 有沒(méi)有重復布置工作
上一篇文章表達了共同的觀(guān)點(diǎn)。眾所周知，國企的各種會(huì )議向來(lái)頻繁。培訓的原因極其復雜。其中，缺乏信息共享是一個(gè)重要原因。另外，注重形式（合規）而忽視有效性也是普遍存在的問(wèn)題之一，一些管理者往往沒(méi)有意識到類(lèi)似的問(wèn)題。反復下達指令，只注重形式，不注重實(shí)際效果，會(huì )造成不必要的工作精力浪費，尤其是基層部門(mén)。會(huì )消耗相關(guān)管理人員的積極性，損害管理部門(mén)的公信力。更多的時(shí)間，“不重要”。 “你可以做生意”已經(jīng)成為一種思維習慣和工作態(tài)度。4 有效落實(shí)管理評審的建議
除了前文介紹的“總體規劃布局”、“確定合適的集中管理部門(mén)”、“避免重復和重復”外，還有以下補充建議供參考。4.1 由最高管理者為企業(yè)中層領(lǐng)導解讀標準條款
體現領(lǐng)導作用，避免成為“紙上談兵”。從規劃開(kāi)始就應該強調效率。實(shí)施的第一步是將業(yè)務(wù)工作緊密結合起來(lái)，讓各級管理人員深入了解“總體規劃”與各個(gè)公司、業(yè)績(jì)之間的關(guān)系；嚴格審查大局，誠信執行。說(shuō)到目的和戰略方向，應該以國家、行業(yè)規劃和一些高層信息作為主要投入。高層管理人員是高層且具有前瞻性，將向中層解釋和分配任務(wù)。圖片符合標準條款。企業(yè)中層干部大多具有豐富的管理經(jīng)驗、管理水平和高度的責任感。他們中的大多數人都明白，這項工作對于他們所參與的業(yè)務(wù)工作和本單位的生存發(fā)展具有重要意義。他們有危機感，永不停歇?？紤]“化危為機”，中心工作基本圍繞這幾點(diǎn)展開(kāi)；同時(shí)，可能還缺少一個(gè)“與要求對應的標準的具體解釋”，即一個(gè)標準的、系統的、籠統的“看路”，向右看。我走路，然后帶領(lǐng)團隊前進(jìn)。標準條款經(jīng)最高管理層或管理層代表解讀后，更容易產(chǎn)生有效的共鳴和引導，進(jìn)而達到神采飛揚的效果，執行的有效程度不言而喻。4.2 考慮不同的產(chǎn)品的內外因素差異
不同專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域產(chǎn)品的發(fā)展水平、業(yè)務(wù)前景、運營(yíng)和生產(chǎn)狀況不盡相同，作為總體規劃文件或性能評估，建議保留您的定制項目。對于擁有多種產(chǎn)品類(lèi)型的組織，尤其是管理評審輸入文件，應有明確、細致的分工，圍繞各自的業(yè)務(wù)主題或產(chǎn)品分類(lèi)，避免合并成“大雜燴”，擾亂觀(guān)眾的視聽(tīng)；每個(gè)管理部門(mén)負責其各自的領(lǐng)域。他們可以設計表格，收集、過(guò)濾和統計“改進(jìn)輸入建議”，排序和排序，然后細化常見(jiàn)的，這些將被緊急解決，并且可以推遲一段時(shí)間。但必須改進(jìn)或列舉，將中長(cháng)期勞動(dòng)目標的內容錄入，作為不同層次和節點(diǎn)后續工作的投入。4.3 確保輸出文件的質(zhì)量
作業(yè)完成的質(zhì)量不能只看搬運人員的素質(zhì)。嚴禁只看端接與否，不管端接質(zhì)量的錯誤態(tài)度，請使用PDCA方法。在設計中細化工作計劃，確保指令清晰、有效溝通，對計劃和總結應涵蓋的基本要素進(jìn)行規定和檢查，對各級組織機構進(jìn)行批評和要求糾正，對表面和完成度不高的設備進(jìn)行批評和要求糾正。5 結論
發(fā)現并消除質(zhì)量管理體系實(shí)施中的問(wèn)題和難點(diǎn)，使組織中的每一個(gè)人都能由衷地體會(huì )到質(zhì)量管理體系的科學(xué)性和實(shí)用性，并將其作為學(xué)習和使用的有力工具，并感受到這是質(zhì)量管理原則中“全員積極參與”的基礎。質(zhì)量管理體系源于生產(chǎn)和生活。它是經(jīng)驗和實(shí)踐的總結和提煉。該標準使用極其精煉和精確的語(yǔ)言，可能會(huì )給讀者帶來(lái)一些障礙。作為質(zhì)量管理工作者，首先要了解并幫助廣大專(zhuān)業(yè)人員更好地為生產(chǎn)生活服務(wù)，將質(zhì)量管理工作與其他日常工作相結合，使之緊密結合，使大多數專(zhuān)業(yè)人員都能做好自己的“春風(fēng)”。雨”的質(zhì)量管理同時(shí)完成自己的工作。職位的系統要求。是一種“和諧的質(zhì)量管理”，更能體現各級職工和管理人員的素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)水平。我想這也是大多數管理者努力實(shí)現的目標。
參考文獻：
[1] 中華人民共和國國家質(zhì)量監督檢驗檢疫總局, 中國國家標準化管理委員會(huì ). 質(zhì)量管理體系 基礎和術(shù)語(yǔ): GB/T 19000—2016[S]. 2016.
[2] 中華人民共和國國家質(zhì)量監督檢驗檢疫總局, 中國國家標準化管理委員會(huì ). 質(zhì)量管理體系 要求: GB/T 19001—2016[S]. 2016.
[3] 王巧云. GJB 9001C—2017《質(zhì)量管理體系要求》理解與實(shí)施[M]. 北京: 中國質(zhì)檢出版社, 中國標準出版社, 2017.
[聲明]文章版權歸原作者所有，內容為作者個(gè)人觀(guān)點(diǎn)，本站只提供參考并不構成任何投資及應用建議，轉載目的在于傳遞更多信息，并不代表本站贊同其觀(guān)點(diǎn)和對其真實(shí)性負責。如涉及作品內容、版權和其它問(wèn)題，請在30日內與本網(wǎng)聯(lián)系，我們將在第一時(shí)間刪除內容！
